学校訪問の報告書テンプレート｜採用担当の訪問記録6項目と記入例

学校訪問の報告書は、企業の採用担当者が大学・短大・専門学校や高校を訪問するたびに、基本情報・面談相手・学校の状況・先生の反応・宿題事項・次回予定の6項目を同じ書式で残す社内記録です。学校別の管理表に集約すると、先生の異動や担当者の交代があっても関係が途切れず、次回のアポ取りや翌年の訪問計画にそのまま使えます。

この記事は、企業が採用活動として行う学校訪問の報告書を扱います。教育委員会や指導主事による学校訪問、教員の家庭訪問の報告書は対象外です。「訪問のたびにメモは取っている。でも翌年になると、誰に何を話したのか思い出せない」── 学校訪問を続ける企業で起こりがちな悩みです。記録が担当者の手帳やメールに散らばっていると、先生の異動や自社の担当交代のたびに、学校との関係が最初からになってしまいます。

この記事では、コピーして使える報告書テンプレートと6つの必須項目、大学版と高校版の記入例、複数年の記録を1枚にまとめる学校別の管理表、記録を次の訪問に回す運用フロー、先生や生徒の個人情報の扱い、代行会社との記録の共有方法をまとめました。

学校訪問の報告書テンプレート｜採用担当が毎回書く6項目と記入例

学校訪問の報告書に毎回書く項目は、基本情報・面談相手・学校の状況・先生の反応・宿題事項・次回予定の6つで、これに関係段階の判定を1行添えると翌年の比較に使えます。項目と順番を固定しておけば、誰が書いても同じ場所に同じ情報が入り、担当者が替わっても前回の報告書と読み比べられます。

必須6項目の一覧

6項目それぞれに書く内容と、書き方のコツは次のとおりです。

※ 「訪問後のフォローと継続的な関係構築の手順」で記録項目として挙げている面談相手・話した内容・宿題事項・次回予定は、すべてこの6項目に含まれます。

判定欄「関係段階」を付ける

関係段階は、その学校との関係がどこまで進んだかを5段階で判定する欄で、訪問のたびに前回と比べて記入すると、複数年の変化を同じ物差しで追えます。段階の定義は次のとおりです。

段階は1年で順に上がるとは限りません。先生から学生の紹介が入る段階4は、訪問を2〜3年続けた先に来ることが多い段階です。段階が下がったときも、先生の異動や採用の見送りといった理由を1行で残しておくと、翌年の打ち手を決める材料になります。

コピーして使える報告書テンプレート

次の表は、報告書の14行をそのまま並べたテンプレートです。【　】の部分を訪問のたびに埋めます。

社内チャットやメール、スプレッドシートに貼るときは次のテキスト版、Excelの表で管理するときは上の表版が使いやすい形です。

Excel・スプレッドシート・顧客管理システムのどれで作っても、行の項目と順番が同じなら引き継げます。ツールを替えるときも、まず項目をそろえることを決めておきます。

記入例｜大学キャリアセンターへの初回訪問（大学版）

大学のキャリアセンターに初めて挨拶に行った場合の記入例です。【　】の部分は、自社と訪問先に合わせて置き換えます。

大学版では、必要に応じて次の欄を任意で加えます。任意の欄は14行の後ろに足し、14行の順番は変えません。

• 対象の学部・学科
• インターンシップ情報の掲載の可否
• 同校出身の社員の在籍状況
• 研究室・ゼミを通じた接点

短大・専門学校の場合に変える点

短大・専門学校の報告書は、大学版の14行をそのまま使い、面談相手・学校の状況・推薦の扱いの書き方を変えます。

※ 校種ごとの訪問戦略の違いは「大学・短大・専門学校別の学校訪問の戦略」で整理しています。

6項目を毎回同じ行に書き、宿題事項と次回予定を空欄にしないことが、次の訪問で使える報告書の条件です。

高校訪問の報告書｜大学版に加える項目と記入例

高校訪問の報告書は、大学版の14行に、求人票・就職希望の状況・応募前の職場見学・校内選考と推薦の運用・前年度の実績の欄を加えて作ります。高卒採用は学校を通じて応募と選考が進むため、学校から聞いた手続きと時期を残しておくことが、次の訪問の準備になります。

求人票の扱いや訪問を始められる時期などの制度は「高卒採用の学校訪問ルール」で解説しています。ここでは制度の説明はせず、報告書に何をどう書くかに絞ります。

高校版で追加する項目

高校版では、基本の面談相手の欄の書き方を変え、次の5つの欄を14行の後ろに加えます。

記入例｜求人票を持参した訪問（高校版）

ハローワークで確認を受けた求人票を持参し、職場見学を案内した訪問の記入例です。15行目以降が、高校版で加える欄です。

応募前の職場見学で企業がしてよいことと避けることは「応募前の職場見学で守るべきルール」で確認できます。

生徒の情報は人数と傾向だけを書く

高校版の報告書では、生徒個人の氏名や見学での印象・評価は書かず、学校が示した人数と傾向だけを残します。応募前の職場見学は選考の場ではないため、社内で回覧されるうちに個人の印象が評価のように扱われることを避けるためです。

内定や入社の報告で生徒の氏名に触れる場合も、本人の了承がある場合に限るのが安全です。先生へのお礼メールでも同じ線を守ります。個人情報としての整理は「訪問記録の個人情報の扱い」にまとめています。

学校訪問の報告書の書き方｜次の行動につなげる5つのルール

学校訪問の報告書は、訪問当日に、事実と所感を分け、宿題に期限と担当を付けて書くと、次の訪問でそのまま使えます。人事担当者が学校訪問の手順の中で書く時点を決め、5つのルールに沿って書けば、読み手が替わっても内容が正しく伝わります。

報告書を書くタイミング｜人事の学校訪問手順のどこに入るか

報告書は訪問が終わったその日に書き、その内容を見ながらお礼メールを書く順番にします。学校訪問の手順全体では、報告書は次の位置に入ります。

1. 訪問校のリストを作り、優先度を決める
2. アポイントを取る
3. 学校を訪問する
4. 当日中に報告書を書く
5. お礼メールを送る（当日中、遅くとも3日以内）
6. 学校別の管理表に反映する
7. 次回のアポイントにつなげる

訪問校の選び方からお礼までの各工程は「学校訪問の採用のやり方10ステップ」、年間を通じた時期の組み立ては「人事担当者の学校訪問手順と年間スケジュール」、お礼の文面は「学校訪問のお礼メール例文」で紹介しています。

訪問メモ・お礼メール・報告書は、読む人と役割が違います。混同しないよう、次のように使い分けます。

報告書を書く5つのルール

報告書を次の訪問で使える記録にするには、次の5つのルールで書きます。

1. 訪問当日に書く：記憶が新しいうちに書き、その内容を見ながらお礼メールを書くと、宿題事項の書き漏れや約束の食い違いを防げます。
2. 事実と所感を欄で分ける：先生が話したことや決まったことは「学校の状況」「先生の反応」に、担当者の見立ては「所感」に書きます。混ぜて書くと、後任者が事実と推測を区別できません。
3. 先生の言葉は要旨で書き、人物評を書かない：「厳しい」「感じが悪い」のような評価の言葉は、社内で回覧・引き継ぎされるうちに誤解を生みます。
4. 宿題事項に期限と社内担当を入れる：期限と担当のない宿題は後回しになります。空欄のまま提出しないことを社内のルールにします。
5. 関係段階を前回と比べて判定する：段階の変化と理由を1行で書いておくと、年度末の見直しで学校ごとの差が見えます。

悪い記入例と直した記入例

同じ訪問でも、書き方しだいで次に使えるかどうかが変わります。ありがちな書き方と、直した記入例を並べます。

学校別の関係管理表の作り方｜複数年の訪問記録を1枚にまとめる

学校別の関係管理表（学校カルテ）は、1校1行で優先度・窓口・年度ごとの訪問回数と関係段階・応募と採用の結果を並べる一覧表です。報告書が訪問1回ごとの記録なのに対し、管理表は学校ごとの複数年の流れを一目で確かめるために使います。

管理表に入れる列

管理表には、次の8つの列を用意します。

優先度は「訪問校リストの優先度3段階」の基準（内定実績や卒業生の在籍、自社に関連する学部・学科、地理的な近さ）をそのまま使えます。

社員が出身校を訪ねる母校訪問を行っている場合は、その記録も同じ管理表の「窓口と面談相手」「卒業生の在籍」の列に反映しておくと、学校との接点を1か所で把握できます。母校訪問の進め方は「母校訪問のアポ取りと採用につなげる社内ルール」で紹介しています。

記入例｜3年分を並べた管理表

3校分の記録を3年並べた記入例です。関係段階が上がった学校、横ばいの学校、下がった学校を1校ずつ載せています。

※ 段階の数字は、本記事の関係段階（段階1〜5）の判定です。

横ばいが続く学校は訪問の目的や面談相手を見直す対象、先生の異動で段階が下がった学校は引き継ぎの挨拶を優先する対象として、年度末の見直しで扱いを決めます。判断の目安は「訪問記録を次の訪問に活かす運用フロー」で説明します。

報告書から管理表へ転記するルール

管理表は毎回すべてを書き直すのではなく、報告書から必要な欄だけを転記して更新します。

• 更新の頻度：週1回、その週の報告書から関係段階・未完了の宿題・次回予定を転記します。
• 原本の扱い：報告書は原本として残し、管理表から訪問日で探せるようにしておきます。
• 保存期間：報告書と管理表をいつまで残すか、異動・退職した先生の連絡先をいつ消すかを、あらかじめ決めておきます。

大学と高校は、管理表を校種ごとに分けるか、1枚の表にして校種の列で絞り込めるようにします。高校は年度ごとの手続きが多いため、年度別の記録に求人票の提出や校内選考の時期を書き足すと使いやすくなります。保存期間を決めるときの個人情報の考え方は「訪問記録の個人情報の扱い」で扱います。

訪問記録を次の訪問に活かす運用フロー｜次回アポ・翌年計画・引き継ぎ

訪問記録の運用は、当日の報告書→管理表への反映→次回アポ前の確認→年度末の見直し→翌年計画、の順で1年を回します。記録を残すだけでなく、次の行動の前に読み返す場面を決めておくことで、報告書が実際に使われる記録になります。

報告書が役に立つのは、主に次の3つの場面です。

次回アポの前に前回の報告書を読む

次回のアポイントを取る前に、その学校の直近の報告書と管理表の行を読み、宿題の回答と前回の話題を確かめます。電話やメールの冒頭で前回の話題に触れると、先生も用件をすぐに思い出せます。

アポイントの電話・メールの文面は「学校訪問のアポ取り電話・メール例文」で紹介しています。アポイントを断られた場合も、断られた理由と次に打診してよい時期を報告書に残しておくと、翌年の連絡を適切な時期にできます。再打診の言い方は「断られた時に再アポを取る言い方」にまとめています。

年度末に管理表を見直し、翌年の訪問計画に反映する

年度末には管理表を学校ごとに見直し、翌年の訪問回数と目的を決めます。判断の目安は次のとおりです。

• 関係段階が2年続けて上がらない学校は、訪問の目的や面談相手を見直すか、優先度を1段階下げる
• 段階4以上の学校は訪問回数を維持し、卒業生の近況報告を訪問の目的に加える
• 先生の異動で段階が下がった学校は、新しい担当の先生への挨拶訪問を年度の早い時期に入れる
• 未完了の宿題が残っている学校は、翌年の最初の訪問で回答できるよう準備する

決めた訪問回数を月ごとに割り振るときは「学校種別×月別の採用カレンダー」を使うと、学校の繁忙期を避けて計画できます。

担当者の異動・先生の異動に備えた引き継ぎ

自社の担当者が替わるときは、次の5点を後任に渡し、前任と後任がそろって訪問して先生に紹介するのが確実です。

• 学校別の管理表（その学校の行と年度別の記録）
• 直近2回分の報告書
• 未完了の宿題事項と期限
• 先生ごとの関心事と、これまでの話題
• 前任と後任がそろって訪問する予定日

先生が異動した場合は、後任の先生にこれまでの経緯を短く伝え、改めて挨拶から始めます。前任の先生との関係がそのまま引き継がれるとは限らないため、関係段階も新しい先生との状況で判定し直します。大学のキャリアセンターとの関係の続け方は「キャリアセンターとの信頼関係の築き方」、高校の進路指導部との関係は「選考後の進路指導部との関係と翌年への引き継ぎ」で解説しています。

社内で共有する範囲と頻度

報告書と管理表は、社内で誰に何をどの頻度で共有するかを決めておきます。

先生の連絡先を含む報告書の全文は、採用担当者の範囲にとどめます。閲覧できる人の決め方は、次の「訪問記録の個人情報の扱い」で具体的に示します。

訪問記録の個人情報の扱い｜先生と生徒の情報で守る4つのこと

訪問記録に書く先生の氏名・連絡先は個人情報で、表計算ソフトなどの管理表に入力・整理すると「個人データ」として扱われ、安全管理措置・従業者の監督・委託先の監督の対象になります。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、名刺の情報を業務用パソコンの表計算ソフト等で入力・整理している場合を、個人情報データベース等に当たる事例として挙げています。

訪問記録で守ることは、次の4つです。

1．先生の情報は業務に必要な範囲に絞る

記録する先生の情報は、氏名・役職・連絡先・担当範囲など、学校との連絡と引き継ぎに必要なものに絞ります。私的な話題や人物評は書きません。

名刺交換で受け取った連絡先を今後の連絡に使うことは、取得の状況から利用目的が明らかな場合に当たるとして、利用目的の通知や公表が不要な事例がガイドラインに示されています（法第21条第4項第4号）。ただし、その連絡先を管理表に入れた時点で、次に説明する安全管理の対象になります。

2．閲覧できる人と保管・共有の方法を決める

管理表を見られる人、保存する場所、社外に持ち出すときの扱いを決め、担当者に守らせます。個人データの漏えいなどを防ぐ安全管理措置（法第23条）と従業者の監督（法第24条）は、従業員の少ない会社にも求められています。

具体的には、管理表のファイルを開ける人を採用担当者に限る、私物の端末や個人のメールアドレスに転送しない、異動・退職した担当者の閲覧権限を外す、といったルールから始めます。

3．代行会社に記録を渡すときは契約で取扱いを決める

学校訪問を代行会社に任せて訪問記録をやり取りする場合は、委託する範囲、記録の取扱い、契約終了時の返却や削除を契約で決め、委託先を監督します（法第25条）。

利用目的の達成に必要な範囲で取扱いを委託することに伴って個人データを渡す場合は、第三者提供には当たらないと整理されています（法第27条第5項第1号）。ただし、委託元の自社には委託先を監督する責任が残ります。代行会社から受け取った報告書も、自社の管理表に入れた時点で自社の個人データとして同じルールで管理します。

4．生徒・学生の情報は人数と傾向にとどめる

生徒・学生については、学校が示した人数と傾向だけを記録し、個人名は本人の了承がある場合に限るのが安全です。これは法令が定める要件ではなく、学校との信頼関係を守るために本サイトがすすめる社内ルールです。

あわせて、本籍・出生地、家族、住宅状況などの本人に責任のない事項や、宗教・支持政党などの思想・信条にかかわる事項は、聞かない・書かないことを徹底します。厚生労働省は、これらを把握することは就職差別につながるおそれがあるとし、職業安定法第5条の5と平成11年労働省告示第141号により、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などの収集は原則として認められないと案内しています。対象には、労働者の募集を行う企業も含まれます。

不要になった記録の消去と保存期間

利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めることが求められています（法第22条）。学校別の管理表は、複数年の関係の履歴として使う間は保存し、異動・退職して連絡を取らなくなった先生の連絡先は、管理表を更新するときに消します。保存期間を社内で決めておけば、この判断が担当者任せになりません。

※ 本節の内容は、2026年10月12日時点で確認した個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（令和8年6月一部改正）と、厚生労働省「公正な採用選考の基本」に基づきます。条番号は、同ガイドラインが示す令和8年6月14日時点の番号です。個別の判断は、社内の担当部署や専門家に確認してください。

代行会社と訪問記録を共有する方法｜報告書の項目合わせと管理表への統合

学校訪問代行を使う場合は、代行会社の報告書を自社テンプレートと同じ項目に合わせ、訪問ごとに受け取って自社の学校別管理表に統合します。代行会社の報告書を別の書式のまま保管すると、自社で訪問した学校と代行会社が訪問した学校を同じ物差しで比べられなくなります。

契約前に報告書サンプルで確認する5つの点

代行会社に依頼する前に報告書の実物サンプルを取り寄せ、次の5点を確認します。

代行会社を選ぶときの評価軸の全体は「学校訪問代行サービスを選ぶ7つの評価軸」で整理しています。報告書の確認は、そのうちの「報告書・成果の見える化」に当たります。

代行と自社訪問を併用するときの記録ルール

代行と自社訪問を併用するときは、次の3点を決めておくと、記録が二重になったり抜けたりしません。

• 項目をそろえる：代行会社に、自社テンプレートの6項目と関係段階の形で報告してもらうよう依頼します。
• 管理表は自社が持つ：代行会社の報告書を受け取ったら、自社の担当者が管理表に反映します。契約が終わっても記録が自社に残ります。
• 年に数回は同行する：代行会社の訪問に自社の担当者が同行して先生と顔を合わせておくと、将来自社で訪問するときの引き継ぎが楽になります。

代行と自社内製の組み合わせ方は「代行と自社内製を組み合わせるハイブリッド型」で解説しています。

学校訪問の報告書に関するよくある質問（FAQ）

目的別おすすめ｜訪問記録の運用まで任せられる進め方

学校訪問の記録を自社で回すか任せるかは、訪問校の数と担当者の工数で決まります。記録の仕組みを自社で持てる企業は自社内製、訪問の実働だけが足りない企業は部分代行、学校との関係構築から記録の作成まで任せたい企業は深コミット型の代行が向いています。

学校訪問代行サービスの会社別の特徴は「学校訪問代行サービス比較｜目的別おすすめ5社と選び方」で詳しく紹介しています。

自社内製で記録を回したい企業向け：報告書と学校別管理表の社内標準化

自社内製で記録を回したい企業には、この記事のテンプレートを社内の書式にし、訪問当日の報告書、週1回の管理表の更新、月1回の採用責任者への要約を、担当者の業務として決めておく方法がおすすめです。書式と更新の頻度が決まっていれば、担当者が替わっても記録の質が落ちません。学校訪問を継続的に担える担当者を社内に置ける企業に向いています。

訪問の実働だけ任せたい企業向け：部分代行（スポット訪問代行）

訪問の実働だけ任せたい企業には、必要な学校数だけスポット型の訪問代行を使い、報告書は自社テンプレートの項目で提出してもらう方法がおすすめです。管理表は自社で持つため、代行の利用をやめても記録が手元に残ります。自社で続けるか代行を使うかは「学校訪問代行vs自社内製の判断軸」で比較しています。

学校との関係構築から本気で任せたい企業向け：株式会社オール

学校との関係構築から本気で任せたい企業には、株式会社オールがおすすめです。福岡に本社を置き、東京・大阪にもオフィスがあり、全国47都道府県の大学・短大・専門学校への学校訪問に対応しています。アポイントの獲得から学校訪問・関係構築、レポートの提出、会社説明、一次面接までを一貫して担う点が特徴です。

報告書の観点では、訪問ごとに訪問先の反応・学校側のニーズ・次回アクションの提案などをまとめたレポートを提出すると公式サイトで案内しており、この記事の6項目と突き合わせて自社の管理表に統合しやすい形です。一方で、学校訪問支援サービスの対象として公式サイトに示されているのは大学・短大・専門学校のため、高校訪問を中心に任せたい企業は対応の範囲を事前に確かめておくと安心です。厚生労働大臣許可の有料職業紹介事業者（許可番号 40-ユ-300946）として運営されています（2026年10月12日時点の公式サイトの記載に基づく）。

全国規模で多数校を効率よく管理したい企業向け：株式会社アールナイン

全国規模で多数の学校を効率よく管理したい企業には、業界大手の株式会社アールナインがおすすめです。全国に対応する体制があり、複数の拠点で同時に採用を進める企業や、訪問校の数が多い企業に向いています。報告書の項目や提出の形式は、契約前にサンプルで確かめておきます。

まとめ｜学校訪問の報告書は「6項目・当日・管理表」で続けられる

学校訪問の報告書は、6項目を同じ書式で訪問当日に書き、学校別の管理表に集めて次回の訪問・翌年の計画・引き継ぎに使う社内記録です。記録が続いていれば、先生の異動や担当者の交代があっても、学校との関係を前回の続きから再開できます。

• 6項目：基本情報・面談相手・学校の状況・先生の反応・宿題事項・次回予定を毎回同じ書式で書く
• 当日：報告書は訪問当日に書き、お礼メールは当日中、遅くとも3日以内に送る
• 高校版：大学版に求人票・就職希望の状況・職場見学・校内選考・前年度の実績の欄を加える
• 管理表：1校1行で複数年の訪問回数・関係段階・応募と採用を並べ、年度末に見直す
• 個人情報：先生の情報は必要な範囲に絞り、生徒・学生は人数と傾向にとどめる
• 代行：代行会社のレポートは自社の項目に合わせ、自社の管理表に統合する

訪問の実働から記録の作成まで手が回らない場合は、代行サービスの活用も実務的な選択肢です。学校との関係構築を長期的に任せたい場合は、訪問ごとにレポートを提出し、アポイントの獲得から一次面接まで一貫して担う、全国47都道府県対応の株式会社オールが有力な選択肢です。全国規模で多数校を効率よく管理したい場合は、業界大手の株式会社アールナインを含めて比較検討する流れが現実的です。

訪問前の準備は「学校訪問のアポ取り｜電話・メール例文と断られた時の対応」、当日の所作は「学校訪問のマナー｜服装・手土産・お礼メール例文」、訪問の年間計画は「学校訪問の年間スケジュールと避けるべき時期」を参照してください。